Документы в архив при ликвидации: что и как

Сдача документов в архив при ликвидации организации — это обязанность ликвидационной комиссии, ликвидатора или конкурсного управляющего передать на хранение в государственный или муниципальный архив три группы документов: включённые в Архивный фонд, документы по личному составу и документы с неистёкшим сроком хранения. Норма — часть 10 статьи 23 закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Передают по договору с архивом и только в упорядоченном состоянии.

Фирма исчезнет из реестра, а её бывшим сотрудникам через двадцать лет понадобится справка о стаже и зарплате для пенсии. Если приказы и лицевые счета остались в подвале у бывшего директора или уехали на свалку, справку выдать некому. Ради этого закон и забирает кадровые дела у ликвидируемой фирмы.

Оговорка: речь о российском праве. В Беларуси и других странах свой архивный закон и свой порядок. Нормы ниже проверены на октябрь 2026 года.

Что обязаны сдать в архив при ликвидации?

Три группы документов. Часть 10 статьи 23 закона 125-ФЗ называет их дословно: «включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли». Правило действует при любой ликвидации негосударственной организации, в том числе в результате банкротства.

• ✓Документы по личному составу — без исключений. Приказы о приёме, переводе и увольнении, трудовые договоры, личные дела и личные карточки работников хранятся 50 лет, если дело закончено после 1 января 2003 года, и 75 лет, если раньше (статья 22.1 закона 125-ФЗ).
• ✓Документы Архивного фонда — если организация была источником комплектования архива или её документы включены в фонд по экспертизе ценности.
• ✓Всё, у чего срок не истёк. Первичные учётные документы хранятся 5 лет (статья 277 Перечня по приказу Росархива № 236): первичка за последние годы перед ликвидацией попадает в эту группу.

Документы с истёкшим сроком в архив не сдают. Их выделяют к уничтожению по акту после экспертизы ценности — делать это надо до упорядочения, иначе вы оплатите опись и переплёт бумаг, которые всё равно пойдут в макулатуру.

Кто отвечает за сдачу и кто платит?

Отвечает ликвидационная комиссия (ликвидатор), а при банкротстве — конкурсный управляющий. По той же части 10 статьи 23 закона 125-ФЗ он заключает договор с архивом и «организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации». Платит организация, которая сдаёт документы: пункт 217 Правил № 77 относит работы по отбору, подготовке и передаче на постоянное хранение, включая упорядочение и транспортировку, на её счёт.

На практике это значит: расходы на архив закладывают в ликвидационную смету до расчётов с кредиторами, а не ищут деньги на последней неделе. Упорядочение можно сделать своими силами, заказать у архивиста по договору или купить как услугу у госархива или коммерческой компании. Цены рынка не приводим: их считают от числа дел и состояния бумаг, и разброс большой.

Куда сдавать документы ликвидируемой фирмы?

В «соответствующий государственный или муниципальный архив» — закон не уточняет, какой именно. Обычно это архив субъекта или муниципальный архив по месту нахождения организации; если фирма уже была источником комплектования, — тот архив, с которым она работала, и по пункту 225 Правил № 77 упорядочение тогда идёт с участием его представителя. Начинать стоит со звонка туда: архив скажет, примет ли он фонд и на каких условиях составит договор.

Договор — не формальность. В нём фиксируют состав и объём передаваемых дел, сроки и кто готовит описи. Без договора архив документы не примет, а значит, кадровые дела повиснут на ликвидаторе.

Как подготовить дела, чтобы архив их принял?

Привести в упорядоченное состояние: каждое дело полностью оформлено, каждое внесено в опись. Пункт 222 Правил № 77 прямо требует передавать документы упорядоченными и вместе со справочно-поисковыми средствами — описями. Приказы россыпью в папках-регистраторах упорядоченным делом не считаются.

1. 01Экспертиза ценности: разделить бумаги на постоянные, по личному составу, временные с неистёкшим сроком и подлежащие уничтожению. На последние — акт о выделении к уничтожению.
2. 02Сформировать дела: документы постоянного и временного хранения — в отдельные дела, один экземпляр каждого документа, черновики и дубли не подшивать (пункт 49 Правил № 77).
3. 03Оформить по пункту 50: снять скрепки, файлы-вкладыши и скобы, пронумеровать листы, составить лист-заверитель, оформить обложку, подшить или переплести.
4. 04Выдержать объём: не более 250 листов при толщине корешка не более 4 см. Подшивают на четыре прокола в твёрдую обложку так, чтобы читались все даты, визы и резолюции (пункт 51).
5. 05Составить описи по образцам из приложений к Правилам: № 9 — дела постоянного хранения, № 10 — по личному составу, № 11 — временного (свыше 10 лет) хранения.
6. 06Написать историческую справку к фонду: история организации, история фонда, характеристика документов. Пункт 213 относит её к вспомогательным справочникам, поэтому нужна ли она, уточните в договоре; если нужна — два экземпляра, второй уходит в архив (пункт 214).

Пункт 48 Правил № 77 требует полного оформления и описи для дел постоянного хранения, временного свыше 10 лет и по личному составу. Для дел со сроком до 10 лет включительно опись Правилами не обязательна, поэтому формат их передачи — пятилетней первички, например, — согласуйте с архивом в договоре.

Какие документы оформляют саму передачу?

Акт приёма-передачи и описи. По пункту 220 Правил № 77 акт составляют в двух экземплярах по образцу из приложения № 30: один остаётся в архиве, второй — у передающей стороны. Вместе с делами передают четыре экземпляра описи на бумаге и один в электронном виде, в формате, согласованном с архивом.

Один бумажный экземпляр описи остаётся у организации. После ликвидации хранить его будет негде, поэтому экземпляр акта и опись забирает ликвидатор или учредитель: это единственное доказательство, что кадровые дела сданы, а не утеряны.

Как упаковать и перевезти дела в архив?

В архивных коробах, уложенных по порядку описи, с ярлыком на каждом. Пункт 84 Правил № 77 требует трёх сведений на коробе: номер и название фонда, номер описи и крайние номера дел внутри. Подписи «Кадры 2015–2019» для этого мало.

Количество коробов считают по делам, а не по листам. Ходовой короб под A4 размером 380×285×170 мм берёт 4 дела с предельным корешком 4 см. Тонкие дела считайте по фактической толщине и оставляйте 10–15 мм запаса, чтобы дело вынималось без усилия.

Перевозят дела в тех же коробах, плотно, чтобы они не болтались. Для переезда годится и обычная гофротара, но в архиве хранить в транспортной таре запрещено (пункт 80 Правил № 77): дела приедут в архивном коробе и в нём же встанут на стеллаж. У CARTONA архивные короба под A4, A3 и Foolscap есть на складе в семи типоразмерах.

Что будет, если документы не сдать?

Предупреждение или штраф по статье 13.20 КоАП РФ за нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов: должностным лицам — от 3 000 до 5 000 ₽, юридическим лицам — от 5 000 до 10 000 ₽. Главный риск не в штрафе. Бывшие работники не смогут подтвердить стаж и заработок, и вопросы к ликвидатору появятся тогда, когда исправить уже ничего нельзя.

Типичные ошибки ликвидаторов повторяются: про архив вспоминают после промежуточного баланса, когда денег уже нет; сдают «всё подряд» вместе с истёкшей первичкой; опись составляют по корешкам папок, а не по обложкам дел, и заголовки в описи расходятся с содержимым. Пункт 49 Правил № 77 требует, чтобы заголовок дела соответствовал фактическому составу документов.

Коротко

При ликвидации ликвидатор или конкурсный управляющий передаёт в госархив по договору документы по личному составу, документы Архивного фонда и всё с неистёкшим сроком — ч. 10 ст. 23 закона 125-ФЗ. Платит сдающая организация (п. 217 Правил № 77). Дела оформляют полностью, до 250 листов и 4 см, описывают по приложениям № 9–11, передают по акту с четырьмя экземплярами описи и укладывают в архивные короба с ярлыком фонда, описи и номеров дел.