Опись дел для архива: образец и укладка в короб
Опись решает, какой номер получит дело, а номер решает, что написать на коробе. Разбираем формы описей по Правилам Росархива, архивный шифр, ярлык на торце и расчёт дел в коробе по толщине корешка.
Опись дел — это учётный документ архива: перечень дел с порядковыми номерами, заголовками, крайними датами и числом листов. По описи дела передают из отделов в архив организации, по ней ищут нужное дело, по ней же проверяют наличие. Для коробов опись важна по простой причине: номер дела из описи становится частью архивного шифра, а крайние номера дел пишут на ярлыке короба.
Бухгалтерия сдаёт двадцать коробов с надписью «2023, разное», архивист вскрывает каждый и описывает заново. Порядок перепутан: сначала укладывали, потом описывали. Правильно наоборот — опись, шифр на обложках, потом короб и ярлык.
Какие правила действуют для описи дел в 2026 году?
Для организаций — Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 (зарегистрирован Минюстом 6 сентября 2023 года, № 75119). Формы описей в них даны как рекомендуемые образцы в приложениях № 7–12. По данным справочной системы «Кодекс», на октябрь 2026 года Правила действуют в первоначальной редакции.
Приказ Росархива от 02.03.2020 № 24 называется почти так же, но написан для государственных и муниципальных архивов, музеев, библиотек и научных организаций. Компании нужен № 77. Сроки хранения, по которым дела делят на группы, задаёт отдельный документ — Перечень по приказу Росархива № 236.
Какие бывают описи и какой образец брать?
Пункт 63 Правил № 77 требует составлять описи отдельно на пять групп: дела постоянного хранения, дела временного хранения свыше 10 лет, дела по личному составу, отраслевые дела (судебные, научно-техническая документация) и электронные и аудиовизуальные документы. Дела со сроком до 10 лет включительно опись в архив не получают: по пункту 47 они остаются в отделах и уничтожаются после экспертизы ценности.
| Опись | Приложение к Правилам № 77 | Кто составляет | Графы |
|---|---|---|---|
| Опись дел структурного подразделения | № 7 | отдел, в двух экземплярах | № п/п, индекс, заголовок, крайние даты, срок хранения, листов, примечания |
| Опись электронных документов подразделения | № 8 | отдел | плюс число файлов и объём в байтах |
| Опись дел постоянного хранения | № 9 | архив организации | № п/п, индекс, заголовок, крайние даты, листов, примечания |
| Опись дел по личному составу | № 10 | архив организации | те же графы плюс срок хранения |
| Опись дел временного (свыше 10 лет) хранения | № 11 | архив организации | те же графы плюс срок хранения |
| Опись электронных документов | № 12 | архив организации | плюс число файлов и объём в байтах |
Цепочка такая. Отдел сдаёт опись по форме № 7 в двух экземплярах не позднее чем через год после завершения дел (п. 62). Архивист сводит описи отделов в годовой раздел общей описи по формам № 9–12 (п. 66). Сами дела попадают в архив не раньше чем через год и не позже чем через три года после завершения (п. 47).
Как заполнять графы, чтобы опись приняли?
Опись повторяет обложку дела: пункт 64 Правил велит заполнять графы по сведениям с обложки. Соответствие заголовка в описи содержанию дела проверяют при приёме первым (п. 74).
- Заголовок дела вносят в опись полностью.
- Каждое дело и каждый том получают самостоятельный порядковый номер — два тома одного дела занимают две строки.
- Графа «Примечания» нужна для отметок о приёме, о физическом состоянии, о передаче дела в другой отдел и о копиях.
- После последнего дела — итоговая запись: число дел цифрами и прописью, первый и последний номер, литерные и пропущенные номера.
Описи ведут годовыми разделами. Номер описи присваивают первому годовому разделу, следующие годы числятся за тем же номером, пока опись не закончена (п. 67). Законченная опись вмещает не более 9 999 единиц хранения, получает твёрдую обложку и лист-заверитель (п. 69).
Что такое архивный шифр и куда его ставят?
Архивный шифр — это три номера: номер фонда, номер описи и номер единицы хранения (п. 45 Правил № 77). Его наносят на обложку дела в левом нижнем и правом верхнем углах, причём верхнюю надпись переворачивают на 180 градусов. Так номер читается, каким концом дело ни поставь.
Шифр проставляют только после утверждения описи руководителем организации, а у источников комплектования госархива — ещё и экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения (п. 60). Отсюда производственный совет: ярлыки на коробах не печатайте до утверждения. Комиссия может переставить дела или снять часть с описи — и тираж наклеек уйдёт в макулатуру.
Что писать на ярлыке архивного короба?
Три сведения из пункта 84 Правил № 77: номер и название фонда, номер описи и крайние номера единиц хранения в коробе. Без крайних номеров короб не найти по описи.
Пример: «Фонд № 1, ООО «Северный терминал» · Опись № 1 · Дела № 41–45». Год и отдел добавляют по желанию — рядом с номерами, не вместо них.
Короб на полке обычно смотрит в проход узкой стороной — туда и ярлык. Под него оставляют неокрашенное поле или окно: наклейка поверх флексопечати держится хуже, а маркер по рифлёной поверхности расплывается.
«Обидная ошибка в архивном заказе — не картон, а поле под надпись не на той стороне. Короб встаёт на полку торцом, а площадка — на широкой стенке. Это одна строка в техзадании, согласуйте её до запуска.»
— Алексей Корнеев, директор производства CARTONA
Сколько дел класть в один короб?
Столько, сколько встаёт по толщине корешков без усилия, с запасом 10–15 мм. Предел для одного дела задаёт пункт 51 Правил: не более 250 листов при толщине корешка не более 4 см. Дела стоят в коробе вертикально, поэтому считают по внутренней глубине — размеру, вдоль которого они выстраиваются в ряд.
| Корешок дела, мм | Дел в коробе с внутренней глубиной 150 мм, шт. | Дел при глубине 200 мм, шт. | Дел при глубине 300 мм, шт. |
|---|---|---|---|
| 40 (предел п. 51) | 3 | 4 | 7 |
| 30 | 4 | 6 | 9 |
| 20 | 6–7 | 9 | 14 |
| 10 | 13–14 | 18–19 | 28–29 |
Тугая укладка рвёт корешки и распирает короб — крышка перестаёт садиться. Свободная тоже вредна: дела заваливаются, листы гнутся по нижнему краю. Пустоту в последнем коробе заполняют картонной вставкой.
В каком порядке укладывать дела по коробам?
Строго по возрастанию номеров описи, без разрывов внутри короба. Ярлык «Дела № 41–45» верен, только если в коробе лежат все дела с 41 по 45 и ничего больше. Дела разных описей в одном коробе не смешивают: у короба один номер описи на ярлыке.
- Сверьте обложки с графами описи и разложите дела по номерам; пропуски должны быть оговорены в итоговой записи.
- Наберите короб по толщине корешков с запасом 10–15 мм и закройте крышку без нажима.
- Подпишите ярлык: фонд, опись, крайние номера дел — и клейте его на сторону, которая будет смотреть в проход.
- Расставьте короба на стеллаже слева направо, сверху вниз и внесите полку в постеллажный топографический указатель.
Стеллажи нумеруют слева направо от входной двери, полки — слева направо и сверху вниз (п. 94). Место хранения записывают в карточку постеллажного указателя по приложению № 13, где есть графа «Ед. хр. с № по №» (п. 95). Она повторяет ярлык короба, поэтому разрыв нумерации внутри короба ломает и указатель.
Где нельзя держать короба с делами?
Пункт 80 Правил № 77 запрещает хранить архивные документы в транспортной таре, в штабелях, на полу, подоконниках и лестничных площадках. Место коробов — металлические стеллажи или шкафы. Переездная гофротара годится для перевозки, не для хранения.
Короб нужен и для темноты: пункт 87 велит хранить документы в темноте — в первичных средствах хранения, закрытых шкафах или на стеллажах закрытого типа. Нижнюю полку пункт 82 рекомендует держать не ниже 15 см от пола, а температурный режим для бумаги — 17–19 °C при влажности 50–55 % (п. 88). Сырой подвал губит и картон, и бумагу.
Частые вопросы
- Где взять образец описи дел для сдачи в архив?
- В приложениях к Правилам по приказу Росархива от 31.07.2023 № 77: № 7 — опись структурного подразделения, № 9 — постоянного хранения, № 10 — по личному составу, № 11 — временного (свыше 10 лет) хранения. Образцы рекомендуемые.
- Нужно ли включать в опись дела со сроком хранения 5 лет?
- Нет. Пункт 48 Правил № 77 требует описи для дел постоянного и временного свыше 10 лет хранения, включая личный состав. Дела со сроком до 10 лет включительно остаются в отделах (п. 47).
- Сколько экземпляров описи составляет отдел?
- Два, по пункту 62 Правил № 77. Опись передают работнику архива не позднее чем через год после завершения дел в делопроизводстве.
- Что писать на коробе с делами?
- Номер и название фонда, номер описи и крайние номера единиц хранения в коробе — это требование пункта 84 Правил № 77. Пример: «Фонд № 1 · Опись № 1 · Дела № 41–45». Ярлык клеят на сторону, обращённую в проход.
- Сколько дел помещается в архивный короб?
- Делите внутреннюю глубину короба за вычетом 10–15 мм запаса на толщину корешка. При предельном корешке 40 мм (п. 51 Правил) короб глубиной 200 мм берёт 4 дела, при корешке 20 мм — 9. Тонкие дела считайте по фактической толщине.
- Можно ли класть в один короб дела из разных описей?
- Не стоит. Пункт 84 Правил требует указать на коробе номер описи и крайние номера дел, а у ярлыка один номер описи. Смешанный короб ломает и ярлык, и топографический указатель.
- Когда ставить архивный шифр на обложку?
- После утверждения описи или её годового раздела руководителем организации, а у источников комплектования госархива — после утверждения экспертно-проверочной комиссией (п. 60). Шифр наносят в левом нижнем и правом верхнем углах обложки (п. 45).
- Можно ли хранить дела в коробках на полу?
- Нет. Пункт 80 Правил № 77 запрещает хранить архивные документы на полу, в штабелях, в транспортной таре, на подоконниках и лестничных площадках. Короба ставят на стеллажи или в шкафы, нижнюю полку пункт 82 рекомендует держать не ниже 15 см от пола.
Коротко
Опись составляют до укладки: отдел — по форме № 7 Правил Росархива № 77, архив — по формам № 9–12. Шифр из трёх номеров ставят на обложку после утверждения описи. На ярлыке короба — фонд, опись и крайние номера дел, на стороне, что смотрит в проход. В короб — дела подряд по номерам, по толщине корешков с запасом 10–15 мм, и только на стеллаж.