Сроки хранения документов в организации 2026
Сколько лет хранить бухгалтерию, налоговую отчётность и кадры по Перечню Росархива № 236, с какой даты отсчитывать срок и как оформить уничтожение дел через комиссию.
Сроки хранения документов в организации задаёт Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Бухгалтерия и налоги — 5 лет, личный состав — 50 лет для дел, законченных после 1 января 2003 года, и 75 лет для более ранних. Устав и годовая отчётность — постоянно. Отсчёт идёт не от даты подписи: срок считают с 1 января следующего года. Нормы проверены на август 2026 года.
Какой документ устанавливает сроки хранения документов в 2026 году?
Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения — приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 (Минюст 06.02.2020 № 57449, в силе с 18 февраля 2020 года). Редакция единственная, изменений не вносили. Рядом два акта Росархива. Инструкция по применению Перечня — приказ от 20.12.2019 № 237 (Минюст 13.02.2020 № 57488, с 25 февраля 2020 года): как читать статьи и отсчитывать сроки. Правила хранения, комплектования, учёта и использования документов — приказ от 31.07.2023 № 77 (Минюст 06.09.2023 № 75119, с 17 сентября 2023 года); они заменили Правила из приказа Минкультуры от 31.03.2015 № 526.
Часть сроков стоит прямо в законах, и Перечень с ними совпадает: статья 29 закона 402-ФЗ по бухгалтерии, подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ по налогам, статья 22.1 закона 125-ФЗ по личному составу. Отраслевые нормы дают иные сроки: банки и некредитные финансовые организации с 30 июля 2022 года работают по Положению Банка России № 801-П.
С какого момента отсчитывается срок хранения?
С 1 января года, следующего за годом окончания дела делопроизводством, а не с даты документа. Пункт 4.1 Инструкции по применению Перечня (приказ Росархива № 237) формулирует дословно: «Сроки хранения архивных документов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством». Договор со сроком 5 лет, закрытый в марте 2026 года, уничтожают не раньше 1 января 2032 года.
Сколько хранить бухгалтерские документы?
Пять лет — базовый срок. Первичным учётным документам статья 277 Перечня № 236 даёт 5 лет при условии проведения проверки. Регистры бухучёта — 5 лет (ст. 276), учётная политика — 5 лет (ст. 267), квартальная отчётность — 5 лет (ст. 268 «б»), аудиторские заключения — 5 лет (ст. 286). Часть 1 статьи 29 закона 402-ФЗ даёт тот же порог: не менее пяти лет после отчётного года. Годовая отчётность выпадает из правила — статья 268 «а» отводит ей постоянное хранение.
Часть 2 той же статьи 29 — про электронный документооборот: средства воспроизведения электронных документов и проверки электронной подписи хранятся не менее пяти лет после года последнего использования. Вместе с файлом сохраняют инструмент, которым его прочитают.
Сколько хранить налоговые документы?
Тоже пять лет. Подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ обязывает хранить данные бухгалтерского и налогового учёта и документы для исчисления налогов пять лет. До 2021 года срок был четыре года: его увеличил Федеральный закон от 17.02.2021 № 6-ФЗ с 17 марта 2021 года. Перечень № 236 не расходится с кодексом — декларации и расчёты 5 лет (ст. 310), счета-фактуры 5 лет (ст. 317).
Кадровые документы: 50 или 75 лет?
Развилка проходит по 1 января 2003 года. Статья 22.1 закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»: документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет, после этой даты — 50 лет. Под правило попадают приказы о приёме, переводе и увольнении (ст. 434 «а» Перечня № 236), трудовые договоры (ст. 435), личные дела (ст. 445) и личные карточки работников (ст. 444).
Не всё кадровое лежит полвека. Графики отпусков — 3 года (ст. 453). Табели учёта рабочего времени — 5 лет, но при вредных и опасных условиях труда тот же табель уходит на 50/75 лет (ст. 402). Документы о производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве — 45 лет по месту составления и 5 лет в других организациях, а при крупном материальном ущербе и человеческих жертвах — постоянно (ст. 425).
«Компании приходят за коробами после первой ревизии архива. Считали, что весь бумажный вал на пять лет, а половина папок оказалась кадровой — на полвека.»
— Ольга Журавлёва, директор по продажам CARTONA
Какие сроки у договоров, устава и документов по охране труда?
Уставы и положения — постоянно (ст. 28 Перечня № 236). Договоры, соглашения и контракты с актами и протоколами разногласий — 5 лет с отметкой ЭПК (ст. 11). Спецоценка условий труда и журналы инструктажа — 45 лет.
| Вид документа | Срок хранения, лет или «постоянно» | Норма |
|---|---|---|
| Уставы и положения организации | Постоянно | ст. 28 |
| Годовая бухгалтерская (финансовая) отчётность | Постоянно | ст. 268 «а» |
| Инструкции по охране труда | Постоянно | ст. 410 «а» |
| Договоры, соглашения, контракты и документы к ним | 5, ЭПК | ст. 11 |
| Личные дела и личные карточки работников | 50/75, ЭПК | ст. 445, ст. 444 |
| Трудовые договоры | 50/75 | ст. 435 |
| Приказы по личному составу | 50/75, ЭПК | ст. 434 «а» |
| Спецоценка условий труда, журналы инструктажа | 45 | ст. 407 «а», ст. 423 «а» |
| Первичные учётные документы | 5 при условии проведения проверки | ст. 277 |
| Налоговые декларации, счета-фактуры | 5 | ст. 310, ст. 317 |
Как закрепить сроки в номенклатуре дел?
Через отдельную графу со сроком и номером статьи Перечня. Номенклатура дел — систематизированный список заголовков дел с указанием сроков хранения. Без ссылки на статью проверить срок через два года не сможет никто.
- Заголовок дела формулируют по содержанию, а не по надписи на корешке
- Индекс дела собирают из кода подразделения и порядкового номера дела
- Срок хранения и номер статьи Перечня № 236 ставят в отдельные графы
- Отметку «ЭПК» переносят дословно: она меняет процедуру уничтожения
- Документы с разными сроками не сшивают в одно дело — том хранится по максимальному сроку
Номенклатуру составляют на год и уточняют в декабре. Дальше заголовки и сроки берут из неё — для описей и для акта о выделении к уничтожению.
Как уничтожить документы с истёкшим сроком?
Через экспертизу ценности и акт. Комиссия отбирает дела с истёкшими сроками и вносит их в акт о выделении к уничтожению — форма акта в приложении к Правилам № 77.
- Создайте экспертную комиссию приказом руководителя.
- Сверьте дела с номенклатурой и Перечнем № 236, отберите те, у которых срок истёк.
- Отложите дела с отметкой «ЭПК» — по ним комиссия решает отдельно.
- Составьте акт по форме из приложения к Правилам № 77: заголовки дел, крайние даты, статьи Перечня, число единиц.
- Рассмотрите акт на экспертной комиссии и утвердите у руководителя организации.
- Уничтожьте дела физически и сохраните акт: это единственное доказательство законности.
Что грозит за нарушение правил хранения?
Три разных штрафа — архивный, бухгалтерский и налоговый. Статья 13.20 КоАП РФ за нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов (редакция Федерального закона от 15.10.2020 № 341-ФЗ): граждане — от 1 000 до 3 000 ₽, должностные лица — от 3 000 до 5 000 ₽, юридические лица — от 5 000 до 10 000 ₽. Саму статью 13.20 не правили; с 1 сентября 2026 года глава 13 КоАП дополняется новой статьёй 13.19.7 (Федеральный закон от 26.06.2026 № 198-ФЗ), но это отдельный состав.
Утраченная первичка тянет вторую статью. Отсутствие первичных документов, регистров или отчётности в установленные сроки хранения статья 15.11 КоАП РФ относит к грубым нарушениям требований к бухучёту: должностному лицу от 5 000 до 10 000 ₽, повторно — от 10 000 до 20 000 ₽ либо дисквалификация на один-два года. Статья 120 НК РФ добавляет 10 000 ₽ за нарушение в одном налоговом периоде, 30 000 ₽ — более чем в одном и 20 % от неуплаченного налога, но не менее 40 000 ₽ при занижении базы.
У акционерных обществ и ООО порядок сумм другой. Части 1 и 2 статьи 13.25 КоАП РФ: должностным лицам — от 2 500 до 5 000 ₽, юридическим лицам — от 200 000 до 300 000 ₽. За организацию хранения отвечает руководитель, а не бухгалтер.
Дела после экспертизы нужно во что-то поставить. Архивные короба CARTONA — A4, A3 и Foolscap: партия от 50 штук, отгрузка 3–5 дней, от 95 ₽ за штуку.
Частые вопросы
- Сколько лет хранить первичные документы?
- Пять лет при условии проведения проверки — статья 277 Перечня № 236. Тот же порог даёт часть 1 статьи 29 закона 402-ФЗ: не менее пяти лет после отчётного года. Регистры бухучёта — тоже 5 лет (ст. 276).
- Когда кадровые документы хранят 50 лет, а когда 75?
- Граница — 1 января 2003 года. По статье 22.1 закона № 125-ФЗ документы по личному составу, законченные делопроизводством до этой даты, хранятся 75 лет, после неё — 50 лет. Так же считают трудовые договоры, приказы и личные дела.
- Можно ли хранить только сканы вместо бумажных оригиналов?
- Перечень № 236 задаёт сроки, а не носитель, и замену подлинников сканами не описывает. Часть 2 статьи 29 закона 402-ФЗ требует хранить ещё и средства воспроизведения электронных документов и проверки электронной подписи — пять лет после года последнего использования.
- С какого числа считать срок хранения дела?
- С 1 января года, следующего за годом окончания дела делопроизводством: пункт 4.1 Инструкции по применению Перечня (приказ Росархива № 237). Дело, закрытое в 2026 году со сроком 5 лет, хранится до конца 2031 года.
- Какие документы хранятся постоянно?
- Уставы и положения организации (ст. 28 Перечня № 236), годовая бухгалтерская отчётность (ст. 268 «а») и инструкции по охране труда (ст. 410 «а»). Срок у них не истекает, в акт к уничтожению такие дела не попадают.
- Какой штраф за нарушение правил хранения документов?
- По статье 13.20 КоАП РФ — от 1 000 до 3 000 ₽ гражданам, от 3 000 до 5 000 ₽ должностным лицам, от 5 000 до 10 000 ₽ юридическим лицам. У акционерных обществ и ООО части 1 и 2 статьи 13.25 КоАП РФ дают до 300 000 ₽ организации.
Коротко. Сроки хранения документов в организации задаёт Перечень по приказу Росархива № 236: бухгалтерия и налоги — 5 лет, личный состав — 50 или 75 лет по границе 1 января 2003 года, устав и годовая отчётность — постоянно. Отсчёт начинается 1 января следующего года (п. 4.1 Инструкции № 237). Уничтожение — через комиссию и акт по Правилам № 77.