Акт о выделении к уничтожению: порядок и способы
Бухгалтерия хочет освободить стеллажи от дел пятилетней давности. Разбираем, кто составляет акт, что вписать в восемь граф, почему его нельзя утвердить раньше описей и чем шредер отличается от сдачи в макулатуру.
Акт о выделении к уничтожению — это документ, которым экспертная комиссия организации отбирает дела с истёкшим сроком хранения, а руководитель разрешает их уничтожить. Рекомендуемый образец — приложение № 3 к Правилам, утверждённым приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Пока акт не утверждён, бумаги трогать нельзя, даже если им двадцать лет.
Типичная сцена января: в кабинете бухгалтерии стоят короба с первичкой за 2019–2020 годы, места нет, а директор спрашивает, почему нельзя просто вывезти всё на дачу и сжечь. Отвечаем по порядку: кто пишет акт, что в нём должно быть, в какой момент его утверждают и куда физически деть бумагу. Сроки хранения по видам документов — в соседнем материале.
Кто составляет акт и какие дела в него попадают?
Проект акта составляет работник службы делопроизводства или лицо, ответственное за делопроизводство. Основа — предложения структурных подразделений, собранные при экспертизе ценности. Проект подписывает руководитель службы делопроизводства и визирует руководитель архива (п. 26 Правил № 77).
Экспертизу ценности проводит экспертная комиссия — ЭК, а в организациях со сложной структурой центральная, ЦЭК (п. 14). Комиссию создают приказом, она работает по положению и остаётся совещательным органом при руководителе (п. 18). Экспертизу проводят ежегодно (п. 20), поэтому и акт обычно составляют раз в год.
Граница отбора задана тем же пунктом 26: дело включают в акт, если его срок хранения истёк к 1 января года, в котором составлен акт. Сам срок считают с 1 января года, следующего за годом окончания дела делопроизводством (п. 4.1 Инструкции по применению Перечня, приказ Росархива № 237). Отсюда простая арифметика для акта 2026 года.
| Срок хранения, лет | Дело закончено, год | Отсчёт срока с | Срок истёк к | Первый акт, год |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 2024 | 01.01.2025 | 01.01.2026 | 2026 |
| 3 | 2022 | 01.01.2023 | 01.01.2026 | 2026 |
| 5 | 2020 | 01.01.2021 | 01.01.2026 | 2026 |
| 5 | 2021 | 01.01.2022 | 01.01.2027 | 2027 |
| 10 | 2015 | 01.01.2016 | 01.01.2026 | 2026 |
Четвёртая строка — частая ошибка. Первичка за 2021 год со сроком 5 лет кажется «просроченной» уже в 2026-м, но её срок истекает только 1 января 2027 года. В акт 2026 года она не попадает.
Отдельный случай — дела с отметкой «ЭПК». По истечении срока их просматривают полистно, документы постоянного хранения изымают, а оставшиеся включают в акт, причём саму отметку «ЭПК» в акте уже не указывают (п. 27).
Что вписать в графы образца акта?
Образец в приложении № 3 содержит восемь граф и шапку с грифом «Утверждаю». Над таблицей пишут, на основании какого перечня со сроками хранения отобраны документы и номер фонда.
- Графа 1 — номер по порядку.
- Графа 2 — заголовок дела или групповой заголовок документов, как в номенклатуре.
- Графа 3 — годы, крайние даты дела.
- Графа 4 — номера описей. Если дела выделяют при подготовке к передаче в архив организации, графу не заполняют.
- Графа 5 — номер единицы хранения по описи или индекс по номенклатуре дел.
- Графа 6 — количество единиц хранения.
- Графа 7 — срок хранения и номер статьи перечня.
- Графа 8 — примечания.
Под таблицей — итог цифрами и прописью и строка о том, что описи дел постоянного хранения за те же годы утверждены, с реквизитами протокола. Ниже — подпись руководителя архива, отметки «Согласовано» с протоколом ЭК и «Утверждён».
Завершает форму блок, который заполняют уже после уничтожения: сколько единиц хранения сдано, вес бумаги в килограммах, способ уничтожения, подпись работника, сдавшего документы, и отметка о внесении изменений в учётные документы.
Почему акт нельзя утвердить раньше описей?
Потому что Правила № 77 прямо запрещают уничтожать документы до экспертизы ценности и до утверждения описей дел постоянного хранения и согласования описей по личному составу (п. 17). Логика проста: сначала фиксируют, что остаётся навсегда, и только потом выбрасывают остальное.
Поэтому проекты описей постоянного хранения, по личному составу и проекты актов о выделении к уничтожению рассматривают на заседании ЭК одновременно (п. 28). Дальше порядок зависит от статуса организации.
- Обычная коммерческая организация, которая не сдаёт документы в госархив, утверждает акт у руководителя после согласования своей ЭК (п. 30).
- Источник комплектования государственного или муниципального архива сначала представляет акт в двух экземплярах на экспертно-проверочную комиссию архивного учреждения, одновременно с описями постоянного хранения (п. 29), и утверждает его только после решения ЭПК (п. 30).
Шредер или макулатура: каким способом уничтожать?
Обычные дела по утверждённому акту передают в организацию, которая перерабатывает вторсырьё. Документы с персональными данными, с пометкой «Для служебного пользования» и с другой информацией ограниченного доступа уничтожают у себя — шредированием или иным способом, исключающим восстановление текста, и только потом отдают отходы переработчику (п. 31).
Документ, подтверждающий утилизацию, прикладывают к акту — это последняя фраза того же пункта 31. Поэтому с переработчиком лучше работать по договору и брать у него бумагу: накладную, приёмный акт или акт об уничтожении с весом.
| Способ | Где уничтожают | Для каких дел | Подтверждение к акту |
|---|---|---|---|
| Сдача переработчику целыми делами | У переработчика вторсырья | Обычные дела без ограниченного доступа | Документ переработчика о приёмке и утилизации, вес в кг |
| Шредер в офисе + сдача отходов | В организации | Персональные данные, «ДСП», иная информация ограниченного доступа | Отметка о способе в акте + документ переработчика на отходы |
| Выездное шредирование по договору | На территории организации, техникой подрядчика | Большие объёмы с ограниченным доступом | Акт подрядчика об уничтожении с весом и способом |
Сжигание на даче из этой таблицы выпадает: подтвердить утилизацию документом в таком случае нечем, а графа «способ уничтожения» в акте всё равно потребует ответа.
Какой шредер подходит для документов ограниченного доступа?
Тот, что режет на частицы, а не на длинные полосы. Правила № 77 не называют класс шредера, но требуют способа, исключающего возможность восстановить содержание. Полоски во всю длину листа можно собрать обратно, перекрёстный рез восстановить заметно сложнее.
Из практики цеха, куда эта бумага в итоге и приезжает. Скобы, пружины и пластиковые обложки снимают до шредера: металл тупит ножи офисной машины, а пластик переработчику всё равно придётся отсортировать. Резаную бумагу пакуют в плотные мешки — россыпью она разлетается при погрузке, а взвесить её для графы «вес, кг» становится сложнее.
Офисный шредер берёт за раз несколько листов. Если по акту уходит пара сотен дел с персональными данными, выездная машина подрядчика с актом на месте разумнее недели сотрудника у измельчителя.
Нужен ли отдельный акт для персональных данных?
Для персональных данных у Роскомнадзора свой документ — акт об уничтожении персональных данных. Требования к нему утверждены приказом Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179, действуют с 1 марта 2023 года до 1 марта 2029 года и изданы на основании части 7 статьи 21 закона № 152-ФЗ «О персональных данных».
Архивный акт по Правилам № 77 описывает дела, а не людей: граф для субъектов и категорий данных в нём нет. Акт по приказу № 179 должен содержать (п. 3):
- наименование и адрес оператора, а если обработку поручали другому лицу — и его данные;
- ФИО субъектов или иную информацию, относящуюся к ним;
- ФИО, должности и подписи тех, кто уничтожил данные;
- перечень категорий уничтоженных данных;
- наименование бумажного носителя с количеством листов по каждому, а для электронных данных — название информационной системы;
- способ, причину и дату уничтожения.
Если данные обрабатывались в информационной системе, к акту добавляют выгрузку из журнала регистрации событий (п. 2 и 5). Акт и выгрузку хранят 3 года с момента уничтожения данных (п. 8). Срок на само уничтожение задаёт часть 4 статьи 21 закона № 152-ФЗ: не более 30 дней с даты достижения цели обработки, если договор или соглашение с субъектом либо другие исключения той же части не говорят иное.
На практике по личным делам и кадровой первичке с истёкшим сроком оформляют оба акта: архивный закрывает Правила № 77, акт об уничтожении персональных данных отвечает на вопрос Роскомнадзора.
Что делать с бумагами после уничтожения?
Заполнить нижний блок акта, приложить документ переработчика и внести изменения в учётные документы. Акт — главное доказательство, что дела исчезли законно, поэтому его хранят вместе с описями, а не в папке «разное».
Сама бумага возвращается в оборот. Сданные дела идут на бумажную фабрику, а из её продукции делают в том числе гофрокартон — сырьё CARTONA на 98% состоит из макулатуры. Так что содержимое ваших коробов с первичкой вполне может вернуться к вам архивным коробом.
Частые вопросы
- Обязательна ли форма акта из приложения № 3?
- Нет, в Правилах № 77 это рекомендуемый образец. Но состав граф — заголовок дела, годы, индекс, количество, срок хранения и статья перечня — нужен в любом варианте, иначе акт не докажет, что срок у дел действительно истёк.
- Может ли маленькая фирма обойтись без экспертной комиссии?
- Правила № 77 предусматривают для экспертизы ценности ЭК или ЦЭК и согласование акта комиссией (п. 14, п. 30). В небольшой организации в комиссию обычно назначают приказом двух-трёх сотрудников: бухгалтера, кадровика и ответственного за архив.
- Когда можно уничтожить первичку за 2021 год со сроком 5 лет?
- Не раньше 2027 года. Срок считают с 1 января 2022 года, он истекает 1 января 2027 года, и только в акт 2027 года эти дела попадут по правилу п. 26.
- Можно ли просто сдать дела в макулатуру без шредера?
- Обычные дела — да, но только после утверждения акта (п. 31), и с документом переработчика об утилизации. Документы с персональными данными, «ДСП» и другой информацией ограниченного доступа сначала уничтожают в самой организации, а переработчику отдают уже отходы.
- Чем подтвердить, что документы действительно уничтожены?
- Документом переработчика или подрядчика, который прикладывают к акту о выделении к уничтожению (п. 31). В нижнем блоке акта указывают количество единиц хранения, вес в килограммах и способ уничтожения.
- Сколько хранить акт об уничтожении персональных данных?
- 3 года с момента уничтожения данных — п. 8 Требований, утверждённых приказом Роскомнадзора № 179. Тот же срок у выгрузки из журнала регистрации событий информационной системы.
- Можно ли подписать акт об уничтожении персональных данных электронно?
- Да. По п. 4 Требований акт в электронной форме, подписанный по закону об электронной подписи, равнозначен бумажному акту с собственноручными подписями.
Коротко
Акт о выделении к уничтожению составляет служба делопроизводства по образцу приложения № 3 к Правилам Росархива № 77, в него идут дела, чей срок истёк к 1 января года акта. ЭК рассматривает акт вместе с описями постоянного хранения, руководитель утверждает его, и только потом бумагу везут переработчику. Персональные данные и «ДСП» сначала режут у себя, а для персональных данных добавляют акт по приказу Роскомнадзора № 179 и хранят его 3 года.